Pode parecer bobagem, mas muita gente se depara com dúvidas simples na hora de escrever e-mail em inglês. Se em língua portuguesa, quando trocamos uma letra, podemos mudar completamente o sentindo da palavra, em inglês a situação é parecida.
Errar uma expressão ou esquecer uma letra pode acabar com suas chances de receber uma resposta ou atrapalhar a sua relação com o receptor da sua mensagem.
Se estivermos falando de um e-mail para conseguir uma vaga de emprego então… A situação se complica ainda mais porque é aí que não podemos errar, certo?
Agora, a primeira consideração é saber que escrever um e-mail em inglês não se resume a traduzir palavra por palavra do que você escreveria em português.
Geralmente, quem faz isso usa mais palavras do que o necessário, o que causa estranhamento a uma pessoa fluente ou nativa da língua inglesa.
Uma vez que o inglês é mais sucinto que a língua portuguesa.
Um outro erro comum e considerado grosseiro pelos nativos da língua inglesa é querer escrever textos grandes para demonstrar conhecimento da língua.
Acreditar que escrever uma redação grande com palavras poucos usuais ou difíceis é bobagem. Quem vai receber seu e-mail não vai te dar uma nota.
Bom, o resultado é que criamos esse passo a passo que é muito simples, breve e objetivo, exatamente como o seu e-mail tem que ser. Confira cada um dos tópicos e atente-se na hora de montar o seu próprio texto!
Assunto
Na “subject line”, ou seja, na linha de assunto é muito importante ser objetivo e claro.
A pessoa que receber o seu e-mail deve entender, mesmo antes de abrir a mensagem, qual é o assunto.
Jamais enviar um e-mail com um “Oi, tudo bem?”.
Quanto mais detalhado for o assunto do seu e-mail, maior é o interesse da pessoa ler.
Se por exemplo, você for enviar a um colega um e-mail lembrando que vocês têm uma reunião logo cedo no dia seguinte, escreva no assunto: “Conf call on August sales forecast tomorrow at 7:30 am”. (Conferência sobre a previsão de vendas de Agosto, amanhã as 70h30.)
Simples assim.
Saudação
Já na primeira linha é importante estabelecer a forma mais sucinta e formal que a sua mensagem precisa ser.
Prefira, por exemplo, “Dear, Mr. Scotch” ou se não for o primeiro contato e já tiver uma certa intimidade com o destinatário, use “ Dear, Samuel Scotch”.
Depois sim, o cumprimento: Good Morning, Good Afternoon, Hello, etc.
Em português, muita gente acha “esquisito” se referir a alguém usando “querido” em uma mensagem mais formal, mas lembre-se que o “dear” , nesse caso, é literalmente traduzido como: “prezado”.
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Se você já teve alguma comunicação anterior com a pessoa ou se está respondendo um e-mail, o mais aconselhável melhor é sempre adequar a sua comunicação à formalidade proposta pela outra pessoa.
Se você não sabe o nome da pessoa que receberá sua mensagem, uma aposta segura é iniciar o e-mail simplesmente com “Dear”.
Uma outra dica bem bacana não usar “Madam”, por uma razão muito simples: você não sabe se essa pessoa é homem ou mulher.
Por exemplo, se você for enviar um e-mail para a pessoa cujo o sobrenome é Hanna e escrever “Dear Madam Hanna, Godd morning….” e essa pessoa for um homem?
Você perde toda a credibilidade no seu contato.
O receptor pode ser o Joseph Hanna e evidentemente ser um homem. Então lembre-se, use sempre: “Dear, Hanna”.
Essa é uma das melhores dicas que você vai ler sobre como escrever e-mail em inglês. Portanto, atente-se a ela sempre, ok?
Apresente-se
Está escrevendo para alguém que não te conhece? Apresente-se logo no início do corpo do e-mail.
Comece com “I’m Rodrigo Fonseca, Manager of Manchete TV, I would like to….”
Agora, se você já tem uma certa proximidade com o interlocutor, você pode ser um pouco mais informal. Dizendo, “I’m Rodrigo Fonseca, from Manchete TV…”
Motivo do e-mail
Deixe bem claro, logo no início da sua mensagem, o motivo do contato.
Por exemplo. “I am writing to ask if you could send me those data”.
Pedido
É muito comum enviar um e-mail com solicitações.
Vale considerar a sua relação hierárquica com o interlocutor. Se o funcionário é subordinado a você é preferível fazer um pedido mais direto, como ‘I need your numbers by Tomorrow’.
Se você for pedir um favor é melhor fazê-lo mais indiretamente: “I would be grateful if you could send me …”
Se precisar negar algo
Se precisar negar uma proposta e não querer parecer rude, use frases que podem te ajudar: “unfortunately, I won’t be able to attend the conference”, “unfortunately, I’m afraid I won’t be able to meet the deadline”.
Isso vai deixar claro, que você precisa de uma resposta.
Despedida
O encerramento do seu e-mail é outro ponto em que é preciso prestar bastante atenção quanto ao grau de formalidade que você quer expressar.
O jeito mais formal de encerrar um e-mail é com a expressão “Sincerely”.
Uma outra forma mais neutra, seria “Kind/Best Regards” ou “Best Wishes”.
Há, no entanto, outras formas de encerrar um e-mail.
Simplesmente agradecendo, usando o “Thank You!”, ou mais informal usando-se o “Thanks”, mais informal ainda, usando o “Have a nice day”.
Evidentemente, tudo depende do grau de amizade e proximidade que você tem o destinatário do seu e-mail.
Viu como é fácil?
Não é nenhum bicho de 7 cabeças escrever um e-mail em inglês. Com a prática, todos estes detalhes ficam automáticos e você sempre que precisar pode retornar a essa página e reler todas as dicas.